Rentetan Proses Pelaksanaan Acara Seminar Pemikiran Bung Karno | Surat Masa Depan - FLP Blitar

Rentetan Proses Pelaksanaan Acara Seminar Pemikiran Bung Karno | Surat Masa Depan

Bagikan



Mengisi Agenda bulan Agustus tahun 2022 ini, FLP Blitar diminta berkolaborasi bersama perpustakaan nasional Bung Karno untuk mengadakan acara literasi tentang Bung Karno. Permintaan tersebut disampaikan secara lisan kepada ketua FLP Blitar.

Memenuhi permintaan tersebut, ketua FLP Blitar mengajak seluruh pengurus mengadakan rapat membahasnya. Rapat dilaksanakan pada akhir bulan Juli.  

Dari hasil rapat, diputuskan untuk mengadakan “Seminar Pemikiran Bung Karno” dengan tema: Surat Masa Depan. Acara tersebut diselenggarakan di MTSN 1 Kota Blitar pada hari Sabtu tanggal 27 Agustus 2022.

Dan kali ini aku yang ditugaskan sebagai ketua pelaksana, suatu amanah yang cukup besar untukku. 

Sesuai prosedur yang diminta perpustakaan nasional Bung Karno, panitia mengajukan proposal ke perpustakaan nasional Bung Karno untuk mencairkan dana kebutuhan acara.

Proposal tersebut kami serahkan pada tanggal 6 Agustus, kepada petugas yang akan menjadi pemateri seminar nanti mewakili perpustakaan Nasional Bung Karno. Selain akan mendanai seluruh kebutuhan acara, perpustakaan Nasional Bung Karno juga yang akan menyediakan banner acara.       

Berhubung ternyata jadwal pelaksanaan acara seminar bersamaan dengan jadwal karnaval Blitar Ethnic National (BEN) pada 27 Agustus 2022. Panitia diminta mengundurkan pelaksanaan acara yang telah ditetapkan, karena kedua instansi MTsN 1 Kota Blitar dan perpustakaan nasional Bung Karno sama-sama mengikuti karnaval BEN.  

Akhirnya diputuskan pelaksanaan acara seminar diundur ke seminggu setelahnya, yakni pada tanggal 3 September 2022. Sedangkan untuk dana acara, sesuai dengan info dari petugas yang mewakili perpustakaan nasional Bung Karno, dana tersebut akan cair pada pada tanggal 1-2 September 2022. 

Persiapan Panitia Sampai Hari H 

Untuk menyiapkan acara berjalan dengan baik, sebagai ketua panitia aku bertugas memastikan para pemateri benar-benar dapat hadir mengisi acara pada jadwal yang telah ditetapkan; memastikan lokasi acara dapat digunakan dengan baik; memastikan semua panitia menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, termasuk membantu dan mencari solusi segala kendala yang terjadi; Dan tentunya memastikan dana untuk membiayai segala kebutuhan acara dapat dicairkan.    

Sembari menanti dana dari perpusnas Bung Karno cair, seluruh panitia menjalankan peran dan tugas masing-masing. Diantara semua proses persiapan, terdapat kendala yang paling membuat panitia getar-getir. Ketika H-6 dari acara dilaksanakan.

Yang mana, petugas perwakilan perpusnas Bung Karno yang akan menjadi pemateri acara, tiba-tiba tidak dapat dihubungi. Dan telah berlangsung selama berhari-hari.

Sementara petugas inilah yang mengurus dana untuk dicairkan dari perpusnas Bung Karno membiayai segala kebutuhan acara.

Selain itu, banner acara yang katanya akan disediakan dari perpusnas Bung Karno juga belum dipesankan. Bahkan untuk membuat nama seminar dan dicantumkan dalam desain flyer agar sama dengan banner, kami panitia harus menunggu berhari-hari tanpa kepastian.   

Untuk mengatasi kendala tersebut, aku dan perwakilan panitia datang langsung ke perpusnas Bung Karno. Ternyata beliau sudah 3 hari tidak masuk dikarenakan sakit.

Demi keberlangsungan acara, aku mengunjungi petugas perwakilan perpusnas Bung Karno yang sedang istirahat tersebut ke rumahnya. Setelah bertemu dan berbicara langsung, petugas perwakilan perpusnas Bung Karno menyampaikan terdapat kendala dari perpusnas Bung Karno sendiri.

Yaitu ada pembaruan kepala perpustakaan yang bersamaan dengan tidak masuk kerja sang petugas.  Hal itu mengakibatkan terhambatnya pengurusan dana acara beserta banner.

Kondisinya yang masih sakit pun, tentu tidak mampu menjadi pemateri acara Seminar Pemikiran Bung Karno | Surat Masa Depan. Adanya banyak hambatan-hambatan itu, petugas perwakilan perpusnas Bung Karno meminta untuk mengundur lagi agenda yang sudah siap 90% pada H-1.


Sebagai ketua, aku tidak bisa mengabulkan permintaan tersebut. Keputusan bersama panitia, memilih tetap menyelenggarakan acara sesuai jadwal yang telah siap 90% ketimbang mengecewakan banyak pihak. Meskipun acara berjalan tanpa banner, dan harus menalangi biaya terlebih dahulu.


Ketiadaan banner dapat teratasi berkat adanya TV besar dalam ruangan yang akan kami gunakan di MTsN 1 Kota Blitar. Background acara pengganti banner ditampilkan menggunakan TV tersebut. 

Pada hari H pun juga tak lepas lagi adanya kendala. Dari lembar absensi peserta yang tertinggal karena kelupaan dan MC yang datang mepet sekali dengan waktu mulai acara, sementara Ia juga belum membaca susunan acara dan belum hafal nama para pemateri.

Bagaimanapun, aku sangat bersyukur semua kendala dan masalah dapat teratasi, dan acara terlaksanakan dengan lancar sampai selesai.


Peran, Tugas dan Evaluasi Panitia Acara

  1. Seksi Konsumsi

Untuk acara seminar ini, seksi konsumsi bertugas menyiapkan kebutuhan kardus konsumsi, makanan dan minuman kebutuhan untuk acara. Dalam pelaksanaan tugasnya, secara umum  mereka melakukan tugas dengan baik. Meskipun terdapat yang tidak ikut hadir ketika acara berlangsung, namun tetap membantu konsumsi tersedia sebelum acara dimulai.

  1. Seksi Perlengkapan 

Seksi perlengkapan bertugas menyiapkan instrumen lagu Indonesia raya & tripod untuk live.  Akan tetapi ketika hari H tiba, instrumen lagu Indonesia raya dan tripod belum siap.  Untungnya masalah instrumen lagu Indonesia raya dapat teratasi karena ada panitia lain yang memilikinya. Sedangkan masalah tripod, teratasi dengan aku usahakan mendapatkan pinjaman tripod dari teman.

  1. Seksi dekorasi dan dokumentasi

Tugas seksi dekorasi dan dokumentasi pada acara kali ini, diantaranya yaitu bertugas menyiapkan menata ruangan acara, mendokumentasikan seluruh proses acara, desain banner; sertifikat; dan flyer. Akan tetapi dalam pelaksanaannya, ketika tiba waktu untuk menyiapkan ruang acara dia tidak ikut datang membantu. Selain itu, Ia juga tidak  membuat desain sertifikat untuk pemateri dan peserta, sehingga aku sebagai ketua yang harus menggantikannya membuat desain sertifikat karena harus segera disiapkan. Walau demikian, Dia melakukan tugasnya yang lain, yakni mendesain flyer dan melaksanakan dokumentasi selama acara berlangsung.  

  1. Bendara 

Dalam menjalankan perannya sebagai bendahara , bisa dikatakan sama sekali tidak menjalankan tugas-tugasnya. Dia hanya membantu memberi pendapat dan solusi ketika panitia menghadapi kesulitan. Tapi dia masih mau membantu memberi tempat panitia untuk menyiapkan konsumsi. 

  1. Sekretaris

Tugas utama sekretaris dalam acara ini, meliputi menyiapkan proposal, surat tugas pemateri dan lembar absensi peserta. Secara garis besar, Ia sudah baik melaksanakan perannya. Cuma satu kekurangannya, yaitu Ia melupakan mengeprint lembar absensi ketika hari H. kendala itu dapat diatasi dengan mengeprint di MTsN 1 Kota Blitar sebelum acara dimulai. Selain menjadi sekretaris, Ia juga mau membantu mengisi kekurangan SDM bagian perekam live acara dan operator materi dari pemateri.

  1. Ketua Panitia

Kekurangan ku sebagai panitia sendiri, Diantaranya yaitu tidak bisa menyampaikan surat tugas secara langsung ke pemateri, melakukan lobi untuk acara seminar ke MTsN 1 Kota Blitar hanya melalui pesan WA tanpa menemui secara langsung. Selain itu, aku juga tidak bisa menemani dan membantu persiapan ruang untuk acara dikarenakan sedang sakit.

  1. Moderator

Moderator memandu acara secara khusus mendampingi pemateri. Sudah melaksanakan tugasnya dengan baik, meski agak tegang pada awal-awal acara.

  1. MC

Tugas MC ialah memandu proses acara secara umum. MC tentu bertugas mengawali mulainya acara. Akan tetapi, Dia yang datang mepet sekali dengan jadwal waktu mulai acara. Lebih parahnya lagi, Ia juga belum membaca susunan acara dan belum hafal nama para pemateri. Walaupun begitu, setidaknya Ia mampu memandu acara dengan baik dan tidak terlalu terlambat dari rundown acara.

  1. Petugas perwakilan perpusnas Bung karno

  2. Evaluasi untuk petugas perwakilan perpusnas Bung karno, menurut panitia tentu agak disayangkan atas sikapnya. Meski sakit seharusnya mengabari panitia dan menyerahkan tugasnya kepada petugas lainnya sebelum mendekati hari H sebagai bentuk tanggung jawabnya. Berkat hal itu tentu panitia yang paling mendapat imbasnya. Yang mana banner acara dan dana yang seluruh kebutuhan acara adalah darinya. Dan itu merupakan kebutuhan pokok acara.


Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang terlibat dalam acara seminar ini, sehingga bisa berjalan dengan lancar sampai akhir acara. Mohon maaf juga, jika sebagai ketua masih belum maksimal dan baik dalam menyelenggarakan acara seminar. Semua kritikan dan saran akan diterima demi perbaikan diri kedepannya.

  Ikla Harmoa,
10 September 2022

1 comment:

u5wjk9jp7t said...

Below, we'll dive into variety of the} top CNC machine maintenance procedures. To reap the utmost good thing about} CNC machine maintenance, positive you} comply with your machine's really helpful maintenance tips to keep it in tip-top shape. Further, leverage real-time gear information to allow a usage-based or condition-based maintenance strategy. Although a CNC Router is an incredible piece of know-how it won't do something except it receives directions. Christmas Sweaters Vectric software is designed to create the directions to tell the CNC the way to|tips on how to} transfer to create your tasks.

Pages